圖說：兩位大學(xué)生協(xié)助尋找十幾年前的一份成績單 采訪對象供圖
新民晚報訊（記者 郜陽 通訊員 劉志瑋）日前，一封發(fā)往千里之外的快件終于從上海臨港啟航了?？旒镅b載的不過是一張薄薄的紙片，但它卻是疫情下，上海電機學(xué)院圖書館、檔案館和材料學(xué)院多位老師和同學(xué)持續(xù)接力，共同努力的結(jié)果。
22日一大早，上海電機學(xué)院圖書館、檔案館館員余萍接到一名2005年畢業(yè)的校友打來的求助電話。因升學(xué)需求，急需調(diào)取這名校友在校學(xué)習(xí)的檔案成績單。不過，當(dāng)前學(xué)校正處于準(zhǔn)封閉管理狀態(tài)，進入校園需要嚴(yán)格的健康證明手續(xù)和足夠的健康觀察時間。而且檔案館的所有老師均因疫情原因被封控在小區(qū)內(nèi)，根本無法趕到學(xué)校辦理檔案業(yè)務(wù)。
雖然疫情形勢嚴(yán)峻，但校友事關(guān)升學(xué)的急切需求必須保障。余萍立即將這一情況匯報給了圖書館、檔案館領(lǐng)導(dǎo)。館領(lǐng)導(dǎo)接到報告后，第一時間從在校的圖書館防疫工作專班中抽調(diào)了謝丹玫老師趕赴檔案館協(xié)助。
畢竟術(shù)業(yè)有專攻，謝丹玫到達檔案館后，遇到的第一個棘手問題便是對檔案管理系統(tǒng)不熟悉——不經(jīng)過系統(tǒng)檢索，想要從浩如煙海的檔案庫房里找出一張薄薄的17年前的成績單幾乎是不可能的。為此，余老師和謝老師立即接通了視頻電話，“面對面”交流。
謝丹玫很快掌握了檢索方法，但第二個問題又出現(xiàn)了——在輸入校友姓名檢索時，系統(tǒng)里一下子跳出了多個同名同姓的檢索信息，而這位校友已經(jīng)記不清班級編號。無奈，兩位老師“抽絲剝繭”，不斷縮小“包圍圈”，總算獲得了有幫助的信息。
此時，第三個問題出現(xiàn)了！檢索信息雖然有所縮小，但工作量仍然巨大，謝丹玫又對檔案庫房的排架規(guī)則不熟悉，僅靠她去慢慢查找，勢必耗費大量的時間和精力。好在，在檔案館勤工儉學(xué)的材料學(xué)院劉珂和梁博兩位同學(xué)加入到搜尋隊伍中。
幾人從一間庫房到另一間庫房，從一排檔案架到另一排檔案架，從一個文件夾到另一個文件夾，多個班級的檔案成績單被摘取出來，再與檔案系統(tǒng)中的全部檢索信息逐一比對排查，并與求助校友反復(fù)溝通確認(rèn)，終于在長達數(shù)小時的工作后鎖定了目標(biāo)檔案。
原尺寸復(fù)印、加蓋檔案館印章、制作掃描件后發(fā)送郵件、聯(lián)系快遞公司投遞書面稿，接下來的工作不再復(fù)雜，但依然需要細(xì)致和認(rèn)真。當(dāng)郵件發(fā)出、快遞寄出之后，四人總算都松了口氣。
校方介紹，自準(zhǔn)封閉管理以來，檔案館已累計收到咨詢及辦理檔案去向61人次；考研復(fù)試、出國留學(xué)需要成績單蓋章寄送44人次；調(diào)檔咨詢23人次；無入學(xué)登記表證明173人次等。負(fù)責(zé)滯留學(xué)校五年以上畢業(yè)生檔案的宋紅霞老師每天被各類咨詢電話打到手機發(fā)燙，最后只能一邊充電一邊回復(fù)來自畢業(yè)生本人、家屬、學(xué)校老師的咨詢，然后遠程指導(dǎo)圖書館防疫工作專班的老師協(xié)助辦理線下業(yè)務(wù)。通過圖書館和檔案館各位老師的通力合作，積極滿足了相關(guān)查檔調(diào)檔要求。
關(guān)鍵詞： 上海電機學(xué)院 通力合作 勤工儉學(xué)
